– Đó chính xác là cách hoạt động trong nhóm của Neil. – Dan nói – Thế còn giai đoạn tôi bỏ qua là gì?
– Giai đoạn đó gọi là giai đoạn Hòa nhập. Đó chính là nhịp cầu chuyển tiếp từ sự Thử thách mà anh đã nhìn thấy ở nhóm của Susan sang sự nhiệt tình và tính hiệu quả trong nhóm của Neil.
– Thế điều gì sẽ xảy ra trong giai đoạn ấy? – Dan hỏi.
– Cách tốt nhất để tìm hiểu về giai đoạn Hòa nhập này chính là …
– Trải nghiệm nó. – Dan cắt ngang lời Vị Giám đốc Một Phút.
– Đúng rồi đó! – Vị Giám đốc Một Phút nói – Để tôi coi đã. Thông thường thì giai đoạn này diễn ra khá nhanh.
Ngay lúc đó, máy điện thoại trên bàn làm việc của Vị Giám đốc Một Phút reo lên.
– Louise Gilmore đang chờ máy, tôi bảo cô ấy gọi lại cho Ngài sau nhé? – Giọng cô thư ký vang lên trong máy.
– Khoan đã nào. – Vị Giám đốc Một Phút trả lời – Cô cứ nối máy cho tôi.
Đoạn ông quay sang Dan.
– Xin lỗi anh nhé, nhưng tôi nghĩ đây chính là những gì chúng ta đang tìm kiếm đó. – Ông tiếp tục – Chào Louise, tôi giúp được gì cho cô?
Sau khi nghe Louise ở đầu dây bên kia trả lời, Vị Giám đốc Một Phút cười thật tươi:
– Thật là tuyệt vời Louise ạ! Tôi đã bảo mà, cô phải tin vào quá trình ấy chứ. Nó hiệu quả lắm đó. Thế cô nghĩ sao nếu như chúng ta có một khách mời đến dự cuộc họp của chị vào sáng ngày mai? Dan là bạn tôi đó, anh ấy đang tìm hiểu về tiến trình phát triển của nhóm và tôi nghĩ cuộc họp ngày mai của cô sẽ rất có ích cho Dan … Cám ơn cô nhé! Anh ấy sẽ đến đúng giờ mà.
– Mọi việc xong rồi đó. – Quay sang Dan, ông nói. – Ngày mai anh hãy đến dự cuộc họp vạch kế hoạch chiến lược do Louise tổ chức, nếu anh quan tâm thì …
– Tất nhiên là tôi sẽ đi chứ. – Dan háo hức trả lời.
Sáng hôm sau Dan đến văn phòng rất sớm. Trong suốt quãng đường ngồi taxi, Dan cảm thấy mình thật may mắn vì đã gặp được một con người tuyệt vời, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm của mình với người khác. Đó là sức mạnh mà Vị Giám đốc Một Phút sẵn lòng trao nó cho bất kỳ ai mà không hề tính toán.
Louise Gilmore là phó chủ tịch kế hoạch chiến lược của công ty. Lúc Dan bước vào phòng, chị đang ngồi trầm ngâm bên bàn làm việc. Vừa thấy Dan, chị bỗng trở nên vui vẻ hẳn với một nụ cười thân thiện và cái bắt tay nồng nhiệt. “Chị ấy thật sinh động và dễ mến!”, anh thoáng nghĩ.
Rồi họ cùng nhau bước vào phòng họp. Ở đó đã có sáu thành viên đang trò chuyện với nhau rất vui vẻ và thân tình. Khi được giới thiệu, Dan cảm thấy mọi người tuy rất thân thiện nhưng vẫn còn chút gì đó dè dặt.
Và cuộc họp bắt đầu bằng việc Louise điểm lại những mâu thuẫn mà nhóm đã trải qua liên quan đến quá trình xác định hướng đi và mục tiêu trong năm tới cũng như những mục tiêu phấn đấu mà họ đã nhất trí với nhau. Trong suốt quá trình ôn lại đó, bầu không khí cuộc họp luôn tràn ngập tiếng cười và những lời bông đùa thân thiện giữa các thành viên với nhau. Có vẻ như mọi người rất thích và tôn trọng nhau mặc dù Louise có đề cập đến những bất đồng quan điểm mà họ đãtrải qua. Cả Louise cũng cười rất thoải mái với họ.
Cuộc họp hôm nay sẽ bắt đầu bằng việc xét đến một số quyết định cần đưa ra. Cả nhóm bắt tay ngay vào việc. Họ chăm chú lắng nghe lẫn nhau, cùng xây dựng ý kiến và đi đến thống nhất chung. Dan thích thú theo dõi khi thấy mọi việc diễn ra thật suôn sẻ. Anh chú ý thấy vừa khai mạc cuộc họp xong, Louise lập tức nhường quyền chỉ đạo lại cho các thành viên khác mỗi khi thay đổi chủ đề thảo luận. Không khí trong nhóm đầy vẻ tôn trọng và nhã nhặn. Dan cũng nhận ra một số thành viên trong nhóm tỏ ra khác lặng lẽ. Ngay khi quyết định cuối cùng dường như đã được đưa ra thì ngạc nhiên thay Louise lại lên tiếng.
– Này Bill, từ nãy giờ anh không nói gì, có phải vì anh vẫn đang có vấn đề gì thắc mắc đúng không?
– Vâng, có đấy. Nhưng chỉ là một vấn đề nhỏ thôi. – Bill nói.
– Thì anh cứ mạnh dạn chia sẻ với chúng tôi xem nào! – Louise khuyến khích – Anh cũng biết rồi đó, hầu hết các quyết định mà chúng ta đưa ra đều dựa trên những ý kiến bất đồng của mọi người mà.
– Được. – Thế là Bill bắt đầu trình bày quan điểm của mình một cách thận trọng.
Ban đầu có nhiều người phản đối ý kiến của Bill và rồi không khí cuộc họp lại sôi nổi khi cả nhóm cùng bàn về những mặt tốt và những mặt hạn chế trong các ý kiến mà Bill vừa mới đưa ra.
Dan thầm nghĩ “Chao ôi, cứ thế này thì Louise sẽ khá vất vả đây. Trước đây vài phút mọi việc vẫn êm xuôi mà”.
Trong khi đó, Louise bình thản lắng nghe và phân tích những ý kiến bất đồng dựa trên việc xem xét từng khía cạnh của vấn đề và bổ sung ý kiến riêng của chị. Tất cả mọi thành viên khác cũng bắt đầu làm y như vậy.
– Nếu như chúng ta thực hiện theo quyết định đã thống nhất, – Bill khá dè dặt nói – nếu như lợi nhuận chúng ta mong đợi vẫn giữ ở mức ổn định và những cắt giảm kinh phí ở những phòng ban khác vừa đủ thì chúng ta hoàn toàn có thể đầu tư cải thiện nguồn vốn.
Các thành viên còn lại lắng nghe và Dan thấy một số đã bắt đầu gật gù đồng ý. khi được hỏi ý kiến, tất cả mọi người đều hăng hái đồng ý. Thế là không lâu sau đó thì cuộc họp khép lại trong không khí phấn khởi vì nhiệm vụ đã được giải quyết thỏa đáng.
Khi ra về, các thành viên ai ai cũng dừng lại bắt tay Dan với nét mặt tràn đầy tự tin và nhiệt huyết. Mọi người nói với nhau thật phấn khởi “Cuộc họp thành công quá!”, hay “Thế là chúng ta đã giải quyết ổn thỏa vấn đề rồi.”
Khi mọi người đã về hết, Louise và Vị Giám đốc Một Phút tiến đến Dan:
– Sao hả Dan, anh thấy thế nào?
– Thực là đáng kinh ngạc! – Dan trả lời – Tôi cứ nghĩ là cuộc tranh luận sẽ không đi đến đâu, thế mà các thành viên lại tỏ ra tự tin hơn sau những gì họ bất đồng với nhau. Còn một điều nữa, tôi thấy chị khai mạc cuộc họp rồi lại để tự họ điều khiển mọi việc, chỉ khi nào thật cần thiết chị mới can thiệp để giúp đỡ họ.
– Thế là anh đã nắm bắt được vấn đề rồi đó. – Louise mỉm cười – Mọi người cảm thấy hài lòng vì họ đã cùng nhau giải quyết được những mâu thuẫn giữa các thành viên. Cũng giống như những cặp vợ chồng mới cưới nhau ấy, chẳng ai dám nói ra những ý kiến bất đồng của mình mặc dù trong thâm tâm họ không hề đồng ý với những hành động của vợ hoặc chồng mình. Thế rồi sau khi giải tỏa những quan điểm khác biệt ấy thì quan hệ hôn nhơn của hai người sẽ trở nên khắng khít hơn. Mối đe dọa chính yếu chính là âm thầm nung nấu những ý kiến bất đồng mà không bày tỏ,vì điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của cả nhóm. Hậu quả có thể dẫn đến cái gọi là Rào cản quan điểm.
– Rào cản quan điểm? Nghĩa là gì vậy? – Dan thắc mắc hỏi.
– Đó là thuật ngữ do một nhà tâm lý học nổi tiếng đặt ra. – Vị Giám đốc Một Phút xen vào giải thích – Trong khi nghiên cứu những nhóm cố vấn cho tổng thống Mỹ, nhà tâm lý học Irving Janis đã khám phá ra rằng những áp lực về mặt xã hội sẽ kiềm hãm con người ta đưa ra những ý kiến bất đồng của mình.
– Ồ, như vậy là Rào cản quan điểm xảy ra khi các thành viên trong nhóm e ngại chia sẻ thẳng thắn những ý kiến bất đồng của mình. – Dan suy tư – Ai cũng muốn dựa cột mà nghe cho an toàn.
– Chính xác là như vậy. Và trách nhiệm của tôi trong giai đoạn này là khuyến khích mọi người bày tỏ những quan điểm bất đồng của mình và hỗ trợ nhóm giải quyết những xung đột vẫn còn tồn đọng. Tôi sẽ hướng đến mục tiêu phát huy sự tự chủ của nhóm trong việc giải quyết những ý kiến bất đồng và đánh giá cao những giá trị khác biệt từ quan điểm của mỗi người. Đó chính là mấu chốt quan trọng trong giai đoạn Hòa nhập này mà nhóm tôi đang trải qua.
– Cón một điều nữa, – cô nói tiếp – trong giai đoạn này nhóm đã có thể bắt đầu tự điều hành được. Nếu như tôi cứ ở đó hướng dẫn mọi việc thì họ sẽ không bao giờ làm nên việc. Vai trò của tôi bây giờ chỉ là hỗ trợ cho những cố gắng của nhóm trong việc tự điều hành và xây dựng mối quan hệ tích cực giữa các thành viên với nhau mà thôi.
– Nhưng nếu họ thực sự gặp rắc rối thì sao? – Dan hỏi.
– Thì chắc chắn là tôi phải có mặt ở đó rồi. – Louise trả lời bằng một nụ cười.
– Tôi cũng nghĩ thế, – Dan cũng cười. – Cảm ơn chị Louise nhé, chị đã giúp tôi rất nhiều đó!
– Không có chi đâu anh bạn, – Louise vừa nói vừa đưa cho Dan một tờ giấy. – Chắc anh biết ai nhờ tôi đưa cho anh cái này rồi chứ, đây chính là bản tóm tắt giai đoạn thứ ba: Giai đoạn Hòa nhập.
Giai đoạn 3: Hòa nhập
Đặc điểm
- Việc phân chia vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của các thành viên trở nên rõ ràng hơn.
- Cam kết về các chuẩn mực và giá trị hướng đến cũng được thể hiện ở mức độ cao hơn.
- Gia tăng số lượng nhiệm vụ được hoàn tất, hướng đến năng suất cao.
- Phát huy niềm tin, sự gắn bó, hài hòa và thái độ tôn trọng lẫn nhau.
- Sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm, quyền lãnh đạo và điều khiển nhóm.
- Thấu hiểu và trân trọng những khác biệt giữa các thành viên.
- Đại từ nhân xưng không còn là “tôi” mà phải là “chúng ta”.
- Có khuynh hướng tránh gây xung đột.
Những yếu tố cần thiết
- Sự hòa hợp của nhóm và vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của từng cá nhân.
- Không ngừng phát triển các kỹ năng.
- Khuyến khích chia sẻ những quan điểm khác nhau và bày tỏ ý kiến bất đồng để phát huy kỹ năng giải quyết khó khăn.
- Liên tục phát triển niềm tin và xây dựng các mối quan hệ tích cực.
- Chia sẻ trách nhiệm lãnh đạo và điều hành nhóm.
- Tập trung nâng cao hiệu quả công việc.
- Đánh giá và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
- Công nhận và ăn mừng thành công của nhóm.
Những vấn đề cần lưu ý
- Chia sẻ quyền kiểm soát
- Tránh xung đột.