– Nội dung tức là công việc mà nhóm đang thực hiện hoặc chính là nhiệm vụ của nhóm. – Vị Giám đốc Một Phút nói. – Trong khi diễn biến bao hàm những sự việc diễn ra trong nhóm, kể cả cách lãnh đạo của trưởng nhóm, mối giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm với nhau và cách thức đưa ra quyết định. Chính vì thế mà chúng ta càng phải tập trung chú ý đến diễn biến của những hoạt động này bởi đây là những yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả của cả nhóm. Những trưởng nhóm ít quan tâm đến diễn biến của nhóm thường không hiểu vì sao nhân viên của mình không cảm thấy hài lòng dù công việc đã hoàn tất êm xuôi. Và thường khi ấy, thường xảy ra tình trạng mọi người bắt đầu tụ tập bàn tán khắp mọi nơi trong công sở từ hành lang, nhà vệ sinh, thang máy cho đến bãi đậu xe của công ty.
– Đây là danh sách những điều cần lưu ý khi quan sát diễn biến của một nhóm mà anh có thể tham khảo. Chúng sẽ giúp ích nhiều cho anh đó. – Vị Giám đốc Một Phút viết nhanh vào một tờ giấy ghi chú nhỏ và đưa cho Dan xem.
Sau khi Dan coi xong, Vị Giám đốc Một Phút giải thích thêm:
1 – Sự giao tiếp và mức độ tham gia của các thành viên bao gồm ai thường trò chuyện với ai, ai bị bỏ rơi, ai hay nói nhiều, …
2 – Cách thức đưa ra quyết định chung bao gồm cách chọn lựa các hành động của nhóm, dựa trên nguyên tắc theo số động, thống nhất hay kém hợp tác giữa các thành viên.
3 – Nguyên nhân gây xung đột, mâu thuẫn. Tranh luận là điều không thể tránh khỏi đối với những hoạt động tập thể. Tranh luận giúp mọi người rút ra những cách giải quyết vấn đề hiệu quả và sáng tạo hơn. Chúng ta cần xem xét cách giải quyết xung đột trong nhóm ra sao – né tránh – hơn thua hay hợp tác.
4 – Cách thức lãnh đạo liên quan đến việc ai gây ảnh hưởng đến ai. Một nhóm làm việc hiệu quả luôn có sự phân chia rạch ròi nhiệm vụ của từng thành viên với mục tiêu cũng rất rõ ràng (ví dụ, ai làm việc gì, mọi người đang phấn đấu để hoàn thành điều gì).
5 – Những nguyên tắc của nhóm có thể gọi là các lề luật bất thành văn giữa các thành viên với nhau để kiểm soát những hành vi phù hợp và không phù hợp trong nhóm. Đó chính là những nền tảng nội quy điều khiển hành vi của cả nhóm.
6 – Cách giải quyết khó khăn hiệu quả bao gồm việc xác định, phân tích vấn đề gặp phải, đưa ra các biện pháp xử lý linh hoạt, phân tích hậu quả, dự trù hành động và đánh giá.
7 – Bầu không khí trong nhóm bao gồm cảm nhận chung của các thành viên về nhóm như thế nào – họ có thực sự thoải mái khi làm việc chung với nhau hay không.
8 – Hành vi của mỗi cá nhân, tức là chúng ta cần tập trung quan sát công việc của các thành viên trong nhóm xem họ đang làm gì để hoàn thành mục tiêu và giúp cả nhóm hoạt động sao cho hiệu quả nhất. Đôi khi, cá nhân trong nhóm chỉ làm việc vì lợi ích bản thân và không cần quan tâm đến những lợi ích chung của tập thể. Trong những trường hợp như thế, chúng ta lại càng phải nhận biết được nguyên nhân của vấn đề.
– Xem ra có nhiều thứ phải chú ý nhỉ. – Dan nói. – Đặc biệt khi người lãnh đạo cũng là thành viên trong nhóm.
– Đúng như vậy. – Vị Giám đốc Một Phút nói. – Nhưng đã đến lúc tất cả mọi người, lãnh đạo cũng như thành viên trong nhóm, phải tập làm quen với vai trò một nhà quan sát độc lập rồi.
– Có nghĩa là … – Dan phân vân.
– Nghĩa là họ phải vừa tích cực hoàn tất công việc vừa phải quan sát cách thức hoạt động của nhóm mình. – Vị Giám đốc Một Phút nói.
– Ví dụ như, khi chúng ta muốn đưa ra một quyết định thì tôi vừa phải có trách nhiệm với quyết định ấy vừa phải chú ý xem quyết định đó được thực hiện như thế nào phải không? – Dan hỏi.
– Hoàn toàn chính xác. – Vị Giám đốc Một Phút nói. – Vì khi một quyết định chỉ được thông qua bởi một hay hai thành viên và chưa có sự đồng ý của cả nhóm thì anh sẽ cảm thấy đơn độc và khó khăn trăm bề bởi vì không có ai hỗ trợ anh khi thực hiện quyết định ấy.
– Tôi hiểu rồi. – Dan mỉm cười. – Nhưng nghe ra có vẻ khá hóc búa đó, làm thế nào để vừa là một thành viên tham gia trong nhóm vừa là một người quan sát được nhỉ?
– Ban đầu có thể anh sẽ cảm thấy khó khăn, nhưng đó cũng chỉ là một kỹ năng như mọi kỹ năng khác mà thôi. – Vị Giám đốc Một Phút trả lời. – Chỉ cần chúng ta tập trung rèn luyện và thực hành. Đầu tiên chúng ta học cách quan sát và theo dõi những diễn biến trong nhóm. Một khi đã nắm được các diễn biến ấy, chúng ta sẽ tìm ra cách thức hoạt động của nhóm và định hình các giai đoạn phát triển cho nó.