– Xin chào chị. – Dan khẽ gật đầu khi vừa thấy Susan ở ngoài sảnh – Vị Giám đốc Một Phút giới thiệu tôi đến đây để tham gia cuộc họp nhóm của chị.
– À phải rồi. – Susan nói – Còn vài phút nữa thì cuộc họp sẽ bắt đầu. Trong nhóm này, có bốn người ở bộ phận vận chuyển, hai người ở phòng kế toán, ba người ở phòng kinh doanh và một là giám đốc phòng dịch vụ thông tin khách hàng. Chúng tôi đang tìm cách cải thiện quy trình thanh toán hóa đơn sao cho thuận tiện nhất để giảm thiểu những khiếu nại của khách hàng. Anh cứ tham gia với chúng tôi nhé.
Susan định bắt đầu cuộc họp lúc 2 giờ 5 phút, nhưng mãi đến 2 giờ 10 phút mọi người mới có mặt đông đủ để bắt đầu cuộc họp. Cô nhanh chóng đề cập vào vấn đề.
– Đây là cuộc họp lần thứ tư của chúng ta. Mặc dù cả nhóm đã đề ra mục tiêu là phải thanh toán hóa đơn chính xác cho khách hàng và giảm thiểu khiếu nại của họ nhưng chúng ta vẫn chưa đi đến thống nhất về những biện pháp và hành động cụ thể nào cả.
– Điều đó không đúng. – Susan, một nhân viên kinh doanh, vội lên tiếng. – Chúng tôi đã cung cấp cho phòng kế toán những thông tin đặt hàng rất chính xác nhưng dường như họ không theo dõi thông tin kỹ lưỡng cho lắm.
Ngay lập tức, một nhân viên phòng kế toán và trưởng phòng IT vào cuộc và chỉ vài phút sau đó thì không còn ai nghe ai nói nữa. Cuộc họp trở nên rối rắm, Dan thậm chí không biết họ đang tranh cãi về vấn đề gì.
Khoảng năm phút sau, Susan vỗ tay lên bàn và nói lớn:
– Thôi nào! Tranh cãi sẽ chẳng giúp chúng ta đi đến đâu hết. Không ai chịu nghe ai nói cả. Bây giờ thế này, chúng ta sẽ lần lượt mời từng người phát biểu. Tôi muốn các anh chị hãy nói ra vấn đề mà theo các anh chị là quan trọng nhất.
Thế là, tuy vẫn chưa được thỏa mãn hoàn toàn nhưng dù sao mọi người cũng đã bắt đầu xác định được đâu là những vấn đề cốt lõi cần quan tâm.
– Anh thấy thế nào hả Dan? – Susan hỏi khi cô và Dan bước ra khỏi phòng họp.
– Tôi thấy rối rắm quá! – Dan trả lời – Cuộc họp làm tôi thấy hơi khó chịu. Dường như mọi người chưa được hài lòng, thậm chí có người còn tỏ ra giận dữ nữa. Khi chị tập trung vào vấn đề và đề nghị mọi người tham gia phát biểu để lấy ý kiến, bọn họ có vẻ như thách thức cả chị cùng các đồng nghiệp khác, một số còn muốn rút lui khỏi nhóm. Tôi lấy làm lạ ở chỗ cuối cuộc họp chị lại chúc mừng họ dù đã phê bình họ khá gay gắt lúc đầu.
– Tôi hiểu những băn khoăn của anh rồi. – Susan nói – Chúng ta sẽ bàn thêm về điều đó sau nhé, vì bây giờ tôi lại phải đi họp đây.
“Cuộc họp này làm mình nhớ đến những nhóm làm việc trước đây đã từng cộng tác”. Dan tự nhủ, “Đó là lý do tại sao mình chẳng bao giờ thích đội nhóm và các cuộc hội họp. Đó là lý do vì sao …