– Trước khi bàn luận kỹ hơn về vấn đề này, chúng ta hãy quan sát thêm một nhóm nữa nhé. Lần này chắc anh sẽ thấy những tiến triển tích cực của nhóm trong giai đoạn phát triển tiếp theo đó! – Vị Giám đốc Một Phút nói.
Những cuộc họp thường kỳ của bộ phận vận chuyển được ấn định vào lúc 8 giờ 45 phút mỗi sáng thứ Hai hàng tuần. Sáng hôm ấy, Dan thức dậy rất sớm vì anh rất nóng lòng muốn biết nhóm thứ ba này làm việc như thế nào. Sau khi dùng qua loa bữa sáng. Dan vội vàng ra xe nhưng quỷ thật,chiếc xe của anh cứ nằm ì ra đó. Xoay sở mãi nhưng vô ích, Dan đàng gọi một chiếc taxi. Khi anh đến nơi thì cuộc họp của họ đã bắt đầu được 10 phút. Tuy anh cố nhẹ nhàng đi vào bằng cửa sau và đến ngồi ở cuối phòng họp nhưng mọi người vẫn nhận ra sự có mặt của anh. Tất cả 15 thành viên trong nhóm đều dừng lại, lần lượt giới thiệu và chào mừng Dan đã đến tham gia. Sau đó, cuộc họp lại tiếp tục.
Quả là một nhóm rất hăng hái. Họ đang bàn về giải pháp rút ngắn 15% thời gian vận chuyển hàng hóa và phân tích những số liệu trên các biểu đồ và đồ thị treo trên tường. Dan rất thích thú với hệ thống theo dõi tiến độ hướng đến mục tiêu giảm 15% thời gian vận chuyển hàng hóa của nhóm và tự nhủ nhất định anh phải tìm hiểu thêm về điều này với giám độc bộ phận chuyển. Nhưng có một điều Dan vô cùng băn khoăn: Ai đang chỉ đạo nhóm này?
Dan càng ngạc nhiên hơn khi nhận thấy nhóm này làm việc rất nhanh chóng. Họ chia sẻ thông tin và đưa ra những ý kiến đóng góp mang tính xây dựng. Các thành viên trong nhóm có những cá tính rất khác biệt nhau, ngay cả khi tranh luận, mọi người ai cũng thể hiện rất rõ sự khác biệt của chính mình. Cuộc họp diễn ra rất vui vẻ trong tiếng cười, thậm chí các thành viên còn trêu đùa lẫn nhau. Có khi nhóm bị tẻ ra thành vài ba nhóm nhỏ khi tranh luận về cách tìm giải pháp cho vấn đề thủ tục. Và sau cùng, họ lại sát nhập thành một để đi đến điều nhất trí chung. không khí cuộc họp luôn tràn đầy nhiệt huyết và rất hiệu quả. Nhưng ai là người chỉ đạo cả nhóm vậy nhỉ? Dường như chẳng có ai chỉ đạo họ cả. Cả nhóm làm việc như một thể thống nhất, tại những thời điểm khác nhau thì mỗi thành viên lại có vai trò lãnh đạo khác nhau. Dan quả thật cảm thấy rất khó hiểu.
Khoảng 10 giờ 15 phút, có một người đàn ông dong dỏng cao với nét mặt có vẻ rất nghiêm nghị, trạc ngoài ba mươi tuổi, bước vào phòng.
– Xin lỗi các bạn vì tôi đến trễ. Tôi vừa mới đi họp về. – Người đàn ông nói.
Tất cả mọi người chào hỏi ông ta rồi tiếp tục công việc đang dở dang.
– Xin chào. Tôi là Neil Henry. Rất hân hạnh đươc biết anh. – Người đàn ông ấy bước đến gần Dan và chào anh.
– Tôi cũng vậy. – Dan đáp lại.
– Chúng ta sẽ nói chuyện sau nhé. Giờ tôi phải đuổi theo mọi người để xem họ vừa thảo luận những gì. – Neil nói.
Dan rất tò mò về thành viên “muộn” này và anh cũng rất muốn biết xem cả nhóm sẽ tiếp nhận anh này như thế nào. Ngạc nhiên thay, nhóm vẫn làm việc với nhịp độ ban đầu. Neil vẫn đóng góp ý kiến, đôi lúc anh lại củng cố, khen ngợi và phản bác như tất cả mọi người khác. Sự tham gia của Neil không khác gì với mọi người và anh được đón nhận bình đẳng như mọi thành viên khác.
Đúng 10 giờ 45 phút thì cuộc họp kết thúc. Khi mọi người đổ ra phía cánh cửa ra về, họ chào Dan và ai nấy cũng đều tỏ ra vui vẻ vì anh đã tham dự cuộc họp với họ hôm nay. Dan cũng cảm thấy rất vui. Anh chưa bao giờ tham dự một cuộc họp nào hiệu quả và êm đẹp như thế, họ đã giải quyết được rất nhiều vấn đề và đặc biệt là Dan rất ấn tượng với thái độ làm việc tích cực của mọi người. Dan có cảm giác như cả nhóm là một đơn vị thống nhất, anh không còn thấy đó là một tập hợp các thành viên riêng lẻ nữa. Cứ tựa như một cỗ máy tự động được bôi trơn hoàn hảo, trong đó từng chi tiết máy đều vận hành nhịp nhàng và ăn ý với nhau để tạo ra những sản phẩm vừa ý nhất.
Những suy nghĩ của Dan bị cắt ngang khi Neil bước lại gần anh.
– Tôi hy vọng anh đã ghi nhận được những gì mong đợi. – Neil nói – Nhóm này cừ lắm. Chúng tôi đã làm việc với nhau hai năm nay và gần như bây giờ họ không cần đến sự hướng dẫn của tôi nữa.
– Thế anh là trưởng nhóm à? – Dan tròn xoe mắt hỏi.
– Phải, nhưng sao nào? – Neil mỉm cười.
– Đó chính là điều tôi không hề nghĩ ra đó. – Dan ngạc nhiên, nói hơi vấp váp.
– Ồ! – Neil cười nhỏ – Cuộc sống đầy những bất ngờ thú vị mà. Anh biết không, chúng tôi cũng đã trải qua nhiều giai đoạn khó khăn lắm đó. Mục tiêu của tôi là dần dần rút khỏi vai trò lãnh đạo môt khi nhóm đã tiến triển tốt, có như vậy thì anh mới thấy họ được như ngày hôm nay. Anh có thấy họ rất hiệu quả không?
– Hoàn toàn đồng ý. – Dan nhất trí – Vậy là tôi đã hiểu vấn đề rồi. Anh đã thay đổi vai trò lãnh đạo của mình cho phù hợp tùy theo giai đoạn phát triển của nhóm và mục tiêu anh đặt ra là phải hướng nhóm của mình đạt đến một trình độ mà trong đó nhóm không chỉ hoàn tất nhiệm vụ một cách hoàn hảo mà họ còn phải tự vận động một cách có hiệu quả.
– Anh rất nhạy bén. – Neil khen ngợi – Một khi làm được việc ấy thì anh đã đưa nhóm của mình đến giai đoạn Tạo hiệu quả.
Sau buổi họp, Dan vội đi gặp ngay Vị Giám đốc Một Phút với một tâm trạng hồ hởi khó tả.
– Ông ấy có trong văn phòng không vậy? – Dan hỏi.
– Có đó, thưa ông. như ông ấy đang bận tiếp chuyện với một người. Ông vui lòng đợi chốc lát nhé. – Cô trợ lý của Vị Giám đốc Một Phút tươi cười trả lời.
Trong khi chờ đợi, Dan nhớ lại những điều vừa quan sát được trong những ngày qua bằng các ghi chú tỉ mỉ:
1 – Giai đoạn 1: Định hướng
Các thành viên rất hăng hái nhưng lo ngại không biết bản thân có hòa hợp được với nhóm hay không. Họ chưa hiểu rõ lắm về nhiệm vụ của mình. Người lãnh đạo phải chỉ đạo họ rất kỹ từ việc xác định mục đích, vai trò cùng các nhiệm vụ của họ. Giao tiếp đa phần mang tính một chiều theo hướng truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
2 – Giai đoạn 2: Thử thách
Các thành viên của nhóm bối rối và trở nên cáu kỉnh. Ở giai đạon này cũng diễn ra sự tiến triển trong nhóm nhưng rất chậm. Người lãnh đạo nên tỏ ra rất cứng rắn nhưng vẫn phải luôn động viên mọi người bộc lộ suy nghĩ và ý kiến của mình.
3 – Giai đoạn 3: Tạo hiệu quả
Nhóm làm việc tốt đẹp với hiệu quả không ngờ, ngay cả khi không có người trưởng nhóm. Các thành viên tràn đầy nhiệt huyết và làm việc với năng suất rất cao. Vai trò đóng góp của tất cả mọi người là như nhau, kể cả người trưởng nhóm. Nhưng làm thế nào họ có thể làm được điều đó vậy?
Dan cứ suy nghĩ mãi về câu hỏi đó. Anh biết, còn nhiều thứ mình chưa khám pá hết. Chợt Vị Giám đốc Một Phút xuất hiện.
– Chào Dan, sao rồi anh bạn? – Anh vui vẻ hỏi và bắt gặp đôi mày đang cau lại của Dan.
– Sao trông anh có vẻ suy tư thế? – Vị Giám đốc Một Phút hỏi tiếp.
– Vâng, đúng thế! – Không chần chừ, Dan trả lời ngay – Nhóm thứ ba mà tôi vừa quan sát thật lạ. Họ làm việc vui vẻ, thống nhất với nhau và lại tự quản rất giỏi. Nhưng chính vì thế mà tôi rất băn khoăn một điều, nhờ đâu từ giai đoạn Thử thách thứ hai họ lại có thể làm được điều đó? Chẳng lẽ tôi đã bỏ sót một giai đoạn nào đó ở giữa chăng?
– Đúng đó anh bạn. – Vị Giám đốc Một Phút trả lời – Anh đã bỏ qua một giai đoạn quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển của nhóm. Anh đã nhảy từ giai đoạn Thử thách sang giai đoạn Tạo hiệu quả. Nhưng trước khi nói về giai đoạn anh đã bỏ qua, tôi sẽ tóm tắt giai đoạn thứ tư này cho anh nhé!
Giai đoạn 4: Tạo hiệu quả
Đặc điểm
- Các thành viên nắm rõ mục đích, giá trị, vai trò, mục tiêu.
- Thúc đẩy sức mạnh của nhóm để phát huy năng lực của nhóm và không ngừng cải thiện.
- Các mối quan hệ và giao tiếp trong nhóm được xây dựng trên cơ sở niềm tin, sự tôn trọng lẫn nhau và tình thân cởi mở.
- Sự linh hoạt và chia sẻ trong trách nhiệm lãnh đạo là nguồn động lực giúp nhóm đương đầu với những thử thách mới.
- Đạt hiệu quả tối ưu và chất lượng công việc cao.
- Có sự công nhận và trân trọng đối với thành quả của cá nhân và nhóm.
- Có tinh thần hăng hái cao độ.
Những yếu tố cần thiết
- Tiếp tục tập trung vào hiệu quả.
- Đón nhận những thử thách mới.
- Công nhận và đánh dấu những thành quả của nhóm.
- Công nhận những cá nhân xuất sắc.
- Tự đưa ra quyết định trong những chừng mực nhất định.
Những vấn đề cần lưu ý
- Những thử thách mới.
- Sự phát triển và học tập không ngừng.