– Có vẻ như anh đã nắm vững những vấn đề cốt lõi rồi đó. Bước tiếp theo là cần phải có sự thích ứng trong kỹ năng lãnh đạo ở từng giai đoạn. Muốn làm được điều này, anh phải trở thành một Nhà lãnh đạo hoạt biến. – Vị Giám đốc Một Phút mỉm cười.
– Trở thành cái gì?
– Nhà lãnh đạo hoạt biến. – Vị Giám đốc Một Phút lặp lại – Từ lâu chúng ta vẫn cho rằng chỉ có hai cách quản lý một tập thể: chuyên quyền hoặc dân chủ. Ở hình thức lãnh đạo chuyên quyền, người lãnh đạo sẽ chỉ rõ các nhiệm vụ cần làm, cách làm, thời điểm và địa điểm thực hiện các nhiệm vụ đó cho nhân viên của mình. Hiệu quả của nhóm được đặt lên hàng đầu. Còn với hình thức dân chủ, người ta lại chú trọng đến việc lắng nghe mọi người, khen ngợi những nỗ lực cỉa họ và tạo điều kiện cho các thành viên tương tác với nhau trong công việc. Tinh thần chung của nhóm được xem là cách tốt nhất giúp phát huy hiệu quả làm việc của cả tập thể. Và cả hai cách này đều có những bất ổn của nó.
– Tôi đoán thế nào một trong những điều bất ổn đó cũng sẽ là thái độ nhìn nhận vấn đề, đúng không? – Dan nói xem vào – Thế nào cũng dẫn đến tình trạng “Tôi đúng, anh sai” trong cách nhìn nhận tất cả mọi sự việc.
– Chính xác là như vậy – Vị Giám đốc Một Phút nói – Nếu như anh quá chuyên quyền, sau một thời gian người ta sẽ phàn nàn rằng “Anh quá khó khăn. Anh đang kiềm hãm sức sáng tạo của người khác”, hay “Anh áp đặt tất cả mọi thứ”. Và thế là, người lãnh đạo vì cảm thấy không ổn nên chuyển sang hình thứ quản lý còn lại và lôi kéo mọi người đưa ra quyết định trong công việc để cách quản lý của mình được dân chủ và thu hút mọi người hơn.
– Nhưng liệu như thế tự do sẽ bị lạm dụng quá mức đúng không? – Dan hỏi.
– Chính là ở chỗ đó đó. – Vị Giám đốc Một Phút nói – Và chẳng mấy chốc mọi người lại bắt đầu phàn nàn rằng tuy thoải mái vui vẻ nhưng công việc thì chẳng đâu vào đâu cả. Người ta tốn quá nhiều thì giờ để tạo dựng các mối quan hệ trong khi các cuộc họp thì lại kéo dài quá mức cần thiết.
– Rồi sớm muộn gì họ cũng cuống cuồng quay về cách quản lý ban đầu. – Dan cười – Đúng là một cái vòng lẩn quẩn!
– Đó là vì sao lại có phương pháp quản lý hoạt biến. – Vị Giám đốc Một Phút nói – Điều tôi tâm đắc nhất ở phương pháp này là nó sẽ tránh được tình trạng bất ổn định trong khi đó lại thể hiện rất rõ hai quan điểm cùng tốn tại song song trong vấn đề lãnh đạo nhóm: vừa hướng dẫn chỉ đạo hay còn gọi là chuyên quyền, vừa hỗ trợ giúp đỡ hay còn gọi là dân chủ.
Vị Giám đốc Một Phút vừa nói vừa bắt đầu vẽ một ô vuông thật lớn, rồi lại chia nó thành 4 ô vuông nhỏ bằng nhau. Sau khi ghi chú ở từng ô, ông đưa nó cho Dan xem:
Bốn kiểu lãnh đạo hoạt biến áp dụng cho quản lý nhóm
– Nhìn vào sơ đồ, anh sẽ thấy rằng, – Vị Giám đốc Một Phút tiếp lời trong khi Dan vẫn còn chăm chú xem xét hình vẽ, – chúng ta có bốn cách phối hợp Chỉ đạo và Hỗ trợ. Nếu áp dụng cho các trường hợp quản lý trực tiếp với từng người, sẽ có bốn hình thức gọi là Chỉ đạo (S1), Huấn luyện (S2), Hỗ trợ (S3) và Giao phó (S4). Nếu áp dụng cho hình thức lãnh đạo nhóm thì cần phải thay đổi sao cho chúng phản ánh trực tiếp hơn nữa những yếu tố mà nhóm cần đến trong quá trình phát triển.
– Tôi đã từng làm thầy giáo dạy học khi mới ra trường. – Ông tiếp tục – Có hai phương pháp giáo dục có thể dùng trong dạy học tùy vào quan điểm của chúng ta về trẻ em. Một quan điểm cho rằng học trò đến lớp với cái đầu hoàn toàn trống rỗng về kiến thức kinh nghiệm. Trong trường hợp đó, nếu là thầy giáo thì anh sẽ làm gì nào?
– Tôi sẽ đổ kiến thức vào những cái đầu rỗng ấy. – Dan mỉm cười.
– Chính xác. – Vị Giám đốc Một Phút nói – Tôi cho rằng công tác Chỉ đạo cũng giống như việc rót kiến thức vào đầu học sinh vậy. Đó là điều nhất thiết cần phải làm khi nhóm đang ở trong giai đoạn Định hướng. Vì lúc đó, các thành viên đều còn rất bối rối về vai trò và mục tiêu của chính họ, nên chúng ta cần phải cung cấp thông tin, kỹ năng và phân công nhiệm vụ cho họ thật rõ ràng. Lý do khiến chúng ta không phải hỗ trợ cho nhóm nhiều là vì các thành viên đang tràn đầy nhiệt huyết và quyết tâm cao. Đó chính là những gì mà Ron đã làm đối với các thành viên của mình ở Giai đoạn 1 – Định hướng.
– Thế khi nào là thời điểm quan trọng hơn mà chúng ta cần hỗ trợ cho họ? – Dan hỏi.
– Khi nhóm đã có kinh nghiệm và áp dụng đúng cách các kỹ năng cần thiết, nhưng vẫn bị trở ngại vì một lý do nào đó. Theo lý thuyết dạy học thì phương pháp thứ hai cho rằng học trò đến lớp với những cái đầu chứa đầy kiến thức và kinh nghiệm nhưng chưa được sắp xếp hợp lý. Vì thế, hỗ trợ tức là giúp họ “dọn dẹp, thu xếp” lại các nội dung đã có trong đầu. Người lãnh đạo phải biết lắng nghe, hỗ trợ và điều phối hoạt động của nhóm theo tinh thần cộng tác. Đó chính là những gì Louise đã làm với nhóm của mình ở giai đoạn 3 – Hòa nhập đã trải qua giai đoạn Thử thách và đang học cách làm việc với nhau. Họ không cần phải được chỉ dẫn nhiều bởi vì bản thân họ đã thuần thục những kỹ năng hoạt động trong nhóm, mặt khác họ cũng đã giải quyết xong, một số vấn đề trong giai đoạn Thử thách rồi.
– Thế mối tương quan giữa kỹ năng Giải quyết vấn đề và kỹ năng Tạo hiệu quả là gì?
– Ở giai đoạn Giải quyết vấn đề, việc chỉ đạo và hỗ trợ đều ở mức cao trong khi đó ở giai đoạn Tạo hiệu quả thì chỉ đạo và hỗ trợ đều ở mức thấp. – Vị Giám đốc Một Phút trả lời.
– Như vậy thì giai đoạn Giải quyết vấn đề vừa là quá trình “đổ đầy kiến thức” vừa là quá trình “sắp xếp những kiến thức đã có?”
– Đúng rồi đó. – Vị Giám đốc Một Phút nói – Nó bao gồm cả việc chỉ đạo và hỗ trợ, vừa bảo ban vừa lắng nghe nữa.
– Susan đã vận dụng nó với nhóm của mình ở giai đoạn 2 – Thử thách. Do mọi người không hài lòng với công việc, nên nhuệ khí của họ giảm đi rõ rệt và họ cần được nói ra ý kiến riêng của mình cũng như nhận được hỗ trợ từ phía cô ấy.
– Nhưng vì đang trong giai đoạn phát triển các kỹ năng nên họ còn cần cả sự chỉ dẫn của cô ấy nữa. – Vị Giám đốc Một Phút nói.
– Và một khi đã bước sang giai đoạn Tạo hiệu quả như nhóm của Neil thì chúng ta chẳng cần “đổ đầy” hay “sắp xếp” kiến thức nữa bì sự hiểu biết vấn đề của cả nhom đã được châm đầy và sắp xếp theo đúng trật tự. – Dan nói.
– Anh nói đúng rồi đó. – Vị Giám đốc Một Phút nhận xét – Giờ thì anh bạn đã thấy tầm quan trọng trong cách ứng biến của người lãnh đạo rồi đó nhé!
– Giống như là … – Dan ngồi tựa ra phía sau ghế và nói …
”Người lãnh đạo giỏi phải biết tự điều chỉnh cách lãnh đạo của mình để đáp ứng những gì nhóm của anh ta không thể tự đáp ứng được”.