– Một kết luận khá súc tích đó. – Vị Giám đốc Một Phút khen – Để nhóm làm việc hiệu quả thì phải có ai đó đứng ra thực hiện cả chức năng thực thi nhiệm vụ và chức năng duy trì. Vấn đề đặt ra là liệu đó có phải là vị trưởng nhóm hay không?
– Chức năng thực thi nhiệm vụ à? – Dan không hiểu.
– Đó chính là những hành vi của nhóm nhằm vào việc hoàn tất các nhiệm vụ đặt ra. – Vị Giám đốc Một Phút giải thích – Chức năng thực thi nhiệm vụ bao gồm những việc như lên lịch trình làm việc; xác lập mục tiêu; cung cấp chỉ dẫn; tổ chức thảo luận; đặt giới hạn thời gian; cung cấp, tìm kiếm và tóm lược thông tin.
– Như vậy là chức năng thực thi nhiệm vụ có liên quan nhiều đến công tác chỉ đạo. – Dan nói. – Thế còn chức năng duy trì thì sao?
– Chức năng duy trì của nhóm tập trung vào việc phát huy và duy trì mối hài hòa và sự liên kết trong nhóm. Nó bao gồm tất cả những hoạt động nhằm cải thiện cách thức làm việc của nhóm, ví dụ như: nhìn nhận, lắng nghe, khuyến khích tham gia, xử trí xung đột và xây dựng các mối quan hệ.
– Vậy đây chính là công tác hỗ trợ?
– Phải, chính thế. – Vị Giám đốc Một Phút nói – Điều quan trọng anh cần phải nắm và đó cũng là quan điểm của Phương pháp lãnh đạo hoạt biến, chính là ở chỗ mặc dù cần thực hiện những chức năng trên để cả nhóm đạt được hiệu quả làm việc, người quản lý hay trưởng nhóm không nhất thiết phải tham gia vào nhiệm vụ ấy. Thực ra, một khi các thành viên trong nhóm đã có khả năng đảm nhiệm được những chức năng này thì đó là lúc thích hợp để người quản lý rút khỏi vai trò của mình.
– Như vậy là có một sự chuyển tiếp nhẹ nhàng giữa cách lãnh đạo và việc thực hiện các chức năng khi nhóm dần phát triển, đúng không? – Dan nhận xét.
– Hoàn toàn chính xác. – Vị Giám đốc Một Phút trả lời.
– Trong giai đoạn Định hướng, các thành viên đem đến cho nhóm một không khí sôi nổi nhiệt huyết với quyết tâm cao nhưng còn thiếu hiểu biết nên rất cần được chỉ dẫn (Hoạch định – S1). Trong giai đoạn Thứ thách, các thành viên mất dần nhiệt huyết và bắt đầu chán nản. Họ vừa phải đương đầu với công việc khó khăn vừa phải thích nghi với cách làm việc chung với nhau nên rất cần được chỉ dẫn và hỗ trợ (Giải quyết – S2). Đến giai đoạn Hòa nhập, nhóm đã có một số kỹ năng nhất định để làm tốt công việc nhưng vẫn cần phải xây dựng lòng tự tin và nhuệ khí cho nên chúng ta phải hỗ trợ và khuyến khích họ (Cộng tác – S3). Và sau cùng, khi nhóm đạt đến giai đoạn Tạo hiệu quả thì họ đã hoàn thiện các kỹ năng của ình, nhuệ khí cũng ở mức cao cho nên trưởng nhóm bây giờ đã có thể yên tâm đứng sang một bên hoặc cùng tham gia với nhóm trong điều kiện càng ít can thiệp càng tốt (Tạo hiệu quả – S4).
– Như vậy là trong giai đoạn Định hướng, chức năng thực thi nhiệm vụ chính là mối quan tâm hàng đầu của người lãnh đạo. – Dan nói – Trong khi đó ở giai đoạn Thử thách, nhóm vừa không thể giải quyết nhiệm vụ ổn thỏa vừa không thể duy trì tinh thần làm việc tốt được. Bởi vậy nên trưởng nhóm phải gồng gánh trên vai cả hai trọng trách. Sang giai đoạn Hòa nhập, nhóm đã có thể giải quyết được nhiệm vụ của mình nhưng cần được giúp đỡ trong việc duy trì nhóm. Và cuối cùng đến giai đoạn Tạo hiệu quả thi nhóm đã có thể tự vận động cả hai chức năng thực thi nhiệm vụ và duy trì.