– Trước khi tôi trả lời câu hỏi này, – Vị Giám đốc Một Phút nói, – anh hãy thử nhớ lại coi có bao giờ anh được là thành viên của một nhóm làm việc thật sự xuất sắc chưa?
– Thật ra những nhóm như thế cũng không phải là nhiều, – Dan trả lời, – nhưng có thể nói nhóm thiết kế làm chung với tôi trong khóa huấn luyện Những Điều Thiết Yếu Trong Quản Lý này là một ví dụ điển hình. Suốt sáu tháng qua, cả thảy năm người chúng tôi đã làm việc cật lực với nhau và ai nấy đều cảm thấy hài lòng về thành quả mà cả nhóm đạt được.
– Rất tốt, – Vị Giám đốc Một Phút nói tiếp, – xin lỗi anh bây giờ tôi có việc phải trao đổi với người trợ lý của tôi trong giây lát. Trong khi chờ đợi, anh có thể liệt kê những yếu tố mà anh cho là có ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhóm. Mười phút nữa chúng ta sẽ gặp lại và cùng bàn về những ghi chú của anh nhé!
– Được, ông cứ tự nhiên. – Dan vừa nói vừa bắt đầu rút ra một quyển sổ nhỏ.
Mười phút sau, Dan đưa cho Vị Giám đốc Một Phút xem những điều mà anh đã viết ra.
– Ồ! – Vị Giám đốc Một Phút thốt lên. – Những điều anh liệt kê ra ở đây hoàn toàn giống với những gì tôi đã quan sát được ở các nhóm làm việc có hiệu quả cao. Và dựa theo đó, tôi đã đúc kết ra 7 yếu tố quan trọng giúp một nhóm làm việc hiệu quả, tóm tắt 7 ký tự P. E. R. F. O. R. M. Đây, tôi cũng đã in ra trên tờ giấy nhỏ để có thể mang theo bên mình mọi lúc. – Vừa nói ông vừa lấy ra trong túi áo khoát một tờ giấy và đưa cho Dan xem, tên đó có ghi:
– Thú vị thật, – Dan nói, – anh có thể giải thích rõ hơn cho tôi được không?
– Tôi sẽ cho anh coi cái này – Vị Giám đốc Một Phút vừa nói vừa đưa cho Dan xem một tờ giấy khác. – Đây là bản mô tả chi tiết từng đặc điểm, tôi nghĩ nó có thể giúp anh đánh giá nhóm làm việc hiện tại của mình đó.
Dan cầm lấy tờ giấy và bắt đầu đọc.
1 – Có mục đích rõ rệt (Purpose and Values)
- Nhóm toàn tâm đạt được mục đích chung đã đặt ra. Mọi thành viên đều biết rõ điều phải làm và tầm quan trọng của công việc đó.
- Những giá trị hướng đến và chuẩn mực chung sẽ giúp nhóm gia tăng tính thống nhất, chất lượng làm việc và có tinh thần hợp tác.
- Các mục tiêu cụ thể của nhóm phải rõ ràng, mang tính thứ thách, được thông qua bởi các thành viên và không xa rời mục đích chung
- Những chiến thuật để đạt được mục tiêu cũng phải rõ ràng và được nhóm thông qua.
- Vai trò của từng cá nhân phải cụ thể, để mỗi thành viên đều hiểu được mối quan hệ giữa cá nhân họ và các mục tiêu của nhóm.
2 – Được tiếp thêm sức mạnh (Empowerment)
- Những mục tiêu, chuẩn mực và chính sách của nhóm sẽ thúc đẩy sáng kiến, sức sáng tạo và sự tham gia nhiệt tình của mọi người.
- Những thông tin liên quan đến tình hình kinh doanh và liên quan đến công ty phải luôn được cập nhật cho nhóm.
- Nhóm có quyền hạn nhất định trong việc hành động và đưa ra quyết định.
- Công tác hướng dẫn, sắp xếp và huấn luyện phải được thực hiện để hỗ trợ cho sự phát triển của cá nhân và của nhóm,
- Nhóm phải gắn kết cới sự phát triển và tiến bộ liên tục của tất cả các thành viên.
3 – Có quan hệ giao tiếp tốt (Relationships and Communication)
- Những ý tưởng, ý kiến đóng góp, cảm nhận và quan điểm khác nhau của các thành viên phải được khích lệ và xem xét.
- Các thành viên trong nhóm tích cực lắng nghe nhau để thấu hiểu sự việc thay vì phán xét nhau.
- Các thành viên được trang bị các phương pháp để giải quyết xung đột và hòa giải.
- Những khác biệt về văn hóa như màu da, giới tính, quốc tịch, tuổi tác, … phải được tôn trọng.
- Những ý kiến chân thành, thể hiện sự quan tâm lẫn nhau giữa các thành viên sẽ giúp họ nhận ra đâu là thế mạnh và đâu là điểm yếu cần phải khắc phục của mình.
4 – Có sự linh hoạt (Flexibility)
- Các thành viên tự nguyện chia sẻ trách nhiệm trong việc phát triển và lãnh đạo nhóm.
- Cả nhóm hoàn toàn có khả năng đương đầu với mọi thử thách bằng cách sử dụng các năng lực độc đáo sẵn có và sức mạnh chung của mọi thành viên.
- Các thành viên trong nhóm sẵn lòng hướng dẫn và hỗ trợ nhau khi cần.
- Nhóm sẵn sàng tìm kiếm những phương pháp làm việc khác nhau và điều chỉnh cho thích ứng với mọi thay đổi.
- Những mạo hiểm có tính toán kỹ lưỡng luôn được khích lệ. Những sai lầm được xem như bài học kinh nghiệm để trưởng thành.
5 – Có năng suất làm việc tối ưu (Optimal Performance)
- Nhóm liên tục đạt những thành tựu quan trọng, công việc được hoàn tất đúng thời hạn.
- Nhóm đáp ứng được những tiêu chuẩn cao về năng suất và chất lượng.
- Nhóm luôn học hỏi từ những thất bại và hướng đến sự tiến bộ liên tục.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định được sử dụng hiệu quả để nhóm có thể vượt qua các khó khăn và phát huy tính sáng tạo.
- Nhóm nỗ lực hợp tác tốt với những nhóm khác, … với các điểm bán hàng và với khách hàng.
6 – Có sự công nhận và trân trọng thành quả đạt được (Recognition and Appreciation)
- Mọi thành quả của nhóm hay của thành viên trong nhóm đều được trưởng nhóm và các thành viên khác ghi nhận.
- Các thành viên của nhóm luôn ý thức gắn liền thành quả cá nhân với nhiệm vụ chung của cả nhóm,
- Sự đóng góp của nhóm được đánh giá và ghi nhận bởi các cấp lớn hơn.
- Mọi thành viên đều cảm thấy được đánh giá cao trong nhóm.
- Nhóm luôn tổ chức các hoạt động ăn mừng mỗi khi gặt hái thành công hoặc đạt được những cột mốc quan trọng.
7 – Có tinh thần nhiệt huyết (Morale)
- Mỗi thành viên luôn tự tin và hăng hái trước những nỗ lực của nhóm và quyết tâm đạt được mục tiêu.
- Nhóm luôn khích lệ các thành viên làm việc chăm chỉ cũng như giải trí thư giãn.
- Trong nhóm luôn thể hiện bầu không khí tự hào và hài lòng về thành quả đạt được.
- Mọi người trong nhóm luôn tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau.
- Các thành viên phát huy tốt mối quan hệ hỗ trợ và quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau.
– Càm ơn ông. – Dan nói với Vị Giám đốc Một Phút – Thật là bổ ích. Một khi đã có mục đích rõ rệt, chúng ta sẽ biêt mình phải làm những gì, những mối quan hệ giao tiếp sẽ trở nên tốt hơn. Chúng ta sẽ trở nên linh hoạt và năng suất làm việc cũng sẽ được nâng cao. Chúng ta lại thấy bản thân được ghi nhận và trân trọng, thế là cuối cùng tinh thần nhiệt huyết sẽ ngày càng cao hơn. Thật là đáng tiếc khi những nhóm làm việc trước đây của tọi không được như vậy.
– Đúng vậy, thật là tiếc. – Vị Giám đốc Một Phút nói. – Giá mà mọi bộ phận làm việc đều có được các đặc điểm của nguyên tắc PERFORM?
– Tôi nghĩ nếu chúng ta quyết tâm thực hiện, chắc chắc sẽ được, – Dan đáp lời – Mà nếu chúng ta làm được điều đó thì tinh thần làm việc và năng suất lao động sẽ tăng vụt trên biểu đồ thống kê đó. Tôi đã từng thấy một biểu ngữ tại một ngôi trường nhằm cổ vũ tinh thần làm việc theo nhóm như sau: MỘT CÂY LÀM CHẲNG NÊN NON, BA CÂY CHŨM LẠI NÊN HÒN NÚI CAO