Gặp nhau tại bữa trưa hôm sau, Vị Giám đốc Một Phút nhanh chóng vào thẳng vấn đề mà Dan đang băn khoăn.
– Nói thật với anh, – ông mở lời – tôi cũng từng rất chán nản trong công việc dù bản thân tôi nắm rất vững các nguyên tắc quản lý hiệu quả. Suốt cả một thời gian dài, tôi cũng không biết vì sao mình lại rơi vào tình trạng như thế. Nhưng may thay, cuối cùng thì tôi cũng đã tìm ra lý do. Tôi nhận ra rằng công việc chủ yếu của mình phải là làm việc với mọi người theo nhóm chứ không phải là giám sát và làm việc với từng cá nhân riêng lẻ.
– Đêm qua, tôi cũng đã suy nghĩ rất nhiều về những điều ông nói. – Dan tiếp lời – Vậy là theo ông, chúng ta không nên dành nhiều thời gian cho việc giám sát từng cá nhân riêng lẻ?
– Phải, chính thế. – Vị Giám đốc Một Phút khẳng định – Trong thực tế, những người lãnh đạo dành không tới 30% thời gian của họ để trực tiếp giám sát từng nhân viên riêng lẻ. Thời gian còn lại họ dành chủ yếu cho những cuộc họp nhóm nhằm giải quyết các vấn đề với những nhân viên của họ, với các lãnh đạo khác, với cấp trên của họ hoặc với khách hàng hay các nhà cung cấp. Khi nhận ra điều này, tôi đã quyết định phải tìm hiểu thêm về các nhóm làm việc và cách thức hoạt động của nhóm.
– Vậy ông đã khám phá được những gì? – Dan hỏi.
– Trước tiên, – Vị Giám đốc Một Phút nói, – một khi các nhóm đã hoạt động tốt thì chính họ có thể giải quyết được những vấn đề phức tạp hơn, đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, có những ý tưởng sáng tạo hơn và bản thân họ cũng sẽ cố gắng nhiều hơn để phát triển kỹ năng nghề nghiệp, phát huy sự tận tụy trong công việc so với khi họ làm việc một mình.
– Nhưng có khi nào họ làm ảnh hưởng xấu đến năng suất không? Dan băn khoăn.
– Có chứ, – Vị Giám đốc Một Phút nói, – khi họ không được quản lý tốt. Vậy nên làm lãnh đạo ngày nay phải vừa là người quản lý giỏi vừa phải là người biết tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm nữa.
– Thế ông còn học được điều gì nữa nào?
– Thứ hai là mỗi nhóm sẽ có những nét đặc trưng riêng. – Vị Giám đốc Một Phút tiếp tục – Tất cả mọi nhóm đều năng nổ, phức tạp và luôn thay đổi. Nói cách khác tức là họ cũng hệt như một cá nhân riêng biệt, không ai giống ai với cách xử sự và lối sống rất khác biệt nhau.
– Thế thì các nhóm sẽ khác nhau ở những điểm nào? – Dan hỏi.
– Ồ, đó chính là những điểm khác biệt về số lượng, mục đích và tính cách của các thành viên trong nhóm. Nhưng có một điểm khác biệt quan trọng thường bị nỏ qua, đó chính là giai đoạn phát triển của nhóm. Về điều này, tất cả các nhóm đều trải qua những giai đoạn phát triển như nhau kể từ giai đoạn mới thành lập cho đến khi họ trở thành một nhóm làm việc thuần thục và hiệu quả.
– Nghĩa là điều này không tùy thuộc vào mục đích, số lượng thành viên hay mức độ gặp gỡ thường xuyên của họ ư?
– Nhìn chung thì là như thế. Nhưng về cơ bản thì tôi định nghĩa nhóm trên cơ sở họ phải giao tiếp trực diện với nhau thường xuyên, số lượng các thành viên khá ổn định trong khoảng từ 2 đến 15 người cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc giải quyết một vấn đề. Họ có thể làm việc cùng một phòng ban hay thuộc các bộ phận khác nhau trong công ty. – Vị Giám đốc Một Phút trả lời.
– Nhưng còn những nhóm lớn hơn thì sao? – Dan thắc mắc.
– Các nhóm lớn hơn cũng trải qua những giai đoạn phát triển tương tự. – Vị Giám đốc Một Phút trả lời. – Nhưng một khi số lượng thành viên nhóm vượt quá con số 15 hay 20 thì họ sẽ làm việc kém hiệu quả hơn, vì thế tốt nhất là anh nên chia nhỏ họ thành nhiều nhóm để đạt được kết quả như mong muốn.
– Có lý đó! – Dan nói. – Vậy theo ông thế nào là một nhóm làm việc có hiệu quả?